Cliënt attenderen -> betalingsherinnering
Alvorens u gebruik maakt van een incassobureau om de betaling op uw klant te verhalen, dient u eerst een betalingsherinnering te sturen. Volgens de wet is het verplicht om twee betalingsherinneringen te sturen, alvorens u gebruik kunt maakt van een incassobureau. Op een betalingsherinnering dient duidelijk te staan om welke product of welke dienst het gaat, wat de hoogte van het te betalen bedrag is en wat de vervolgstappen zijn. De eerste betalingsherinnering hoeft slechts uit een omschrijving van het product of de dienst en het bedrag te staan, in combinatie met een uiterste betaaldatum. Na het verstrijken van deze uiterste betaaldatum dient u een tweede betalingsherinnering te sturen waarin u aan kunt geven dat u gebruik gaat maken van een incassobureau op het moment dat u de betaling na een bepaalde datum nog steeds niet hebt ontvangen.De uiterste betaaldatum die u op een betalingsherinnering zet moet redelijk zijn voor de klant, deze kan dus nooit een dag of twee dagen bestaan. Wettelijk mag u na 30 dagen na het leveren van het product of dienst een eerste betalingsherinnering sturen, waarna de klant 7 of 14 dagen de tijd heeft om alsnog de betaling te verrichten. Hierna kunt u een tweede en laatste betalingsherinnering te sturen, natuurlijk staat u er altijd vrij in om er een extra betalingsherinnering aan toe te voegen, op het moment dat u de klant meer tijd gunt voor het voldoen van de betaling.
Een betalingsherinnering kunt u zelf opstellen en versturen naar uw klant, u hoeft hiervoor geen gebruik te maken van een incassobureau. De meeste incassobureaus bieden u ook de mogelijkheid om de betalingsherinnering door het betreffende bureau te laten versturen, natuurlijk kunt u dit dus ook uitbesteden. Het maken van een betalingsherinnering is niet moeilijk, op het internet zijn dan ook veel verschillende voorbeelden te vinden van zowel een eerste als een tweede betalingsherinnering. Het is belangrijk om goed te controleren of alle wettelijke aspecten op de betalingsherinnering staat, alleen dan is deze voor de wet geldig.
Het is aan te raden om in uw betalingsherinneringen vriendelijk te blijven en begrip te blijven tonen voor de situatie van de klant, ondanks dat de meeste klanten en particulieren niet al te makkelijk zijn als het gaat om het betalen van rekeningen na het ontvangen van een betalingsherinnering, alleen op deze manier kunt u ervoor zorgen dat de klant binnen korte tijd toch overgaat tot betaling. Voordat u een incassobureau inschakelt om de betaling op uw klant te verhalen, is het aan te raden om eerst te kijken of u geen nieuwe overeenkomst of compromis kunt sluiten met uw klant, op deze manier kunt u de relatie tussen u en uw klant goed houden.